Valeur Bâti
Contexte de la mission
L'entreprise Valeur Bâti faisait face à un volume très important de tâches administratives manuelles liées à la gestion des achats, des devis et des factures. Ces processus engendraient des pertes de temps et des risques d'erreurs de saisie. Mon rôle consistait à digitaliser et automatiser ces flux pour faire gagner du temps aux équipes.
Mes réalisations
- Analyse des processus : Étude approfondie des flux de données existants (réception d'emails de facturation, téléchargement manuel, saisie Excel).
- Base de données centralisée : Création d'une structure relationnelle propre dans Airtable / Baserow pour centraliser tous les contacts, chantiers, devis et factures.
- Automatisation avec Zapier : Mise en place de "Zaps" permettant par exemple : l'extraction automatique des pièces jointes d'emails filtrés, l'insertion des métadonnées dans la base de données, et l'envoi de notifications Slack/Email à l'équipe.
- Documentation : Rédaction de guides d'utilisation internes pour que les collaborateurs puissent comprendre et maintenir ces automatisations.
Compétences acquises
Cette première expérience significative en entreprise m'a ouvert les portes du "No-code operations" et de l'automatisation. J'ai compris l'importance cruciale d'une donnée bien structurée et l'impact immédiat que la technologie peut avoir sur la productivité d'une PME.
Outils No-code
Les outils No-code sont des plateformes numériques qui permettent de gagner du temps et d'améliorer la fiabilité de l'organisation. Durant ce stage, les outils suivants ont été utilisés :
zapier
Zapier
Zapier est un outil d'automatisation en ligne qui connecte vos applications et services web préférés. Il s'adresse à tous, des freelances aux grandes entreprises.
Baserow
Baserow est une plateforme no-code qui permet de créer et de gérer des bases de données de manière simple et visuelle. Il se positionne comme une alternative aux tableurs classiques.
Airtable
Airtable
Airtable est une plateforme en ligne, simple à utiliser, pour créer et partager des bases de données. L'interface est simple et permet à quiconque de créer une base de données en quelques minutes.
Voici mes réalisations :
Base de données
Une base de données relationnelle centralisée pour automatiser la gestion de l'entreprise.
Modélisation et relations des données
Schéma relationnel de la base de données mettant en évidence les liens entre chantiers, devis et factures.
Automation
Exemple d'automatisation :
Lorsqu'un nouveau fichier est déposé dans le Drive, celui-ci est analysé par une application PDF qui extrait les informations essentielles pour ensuite les insérer automatiquement dans la base de données.
Chaque automatisation a son dossier
Les dossiers de stockage dans le cloud correspondent directement aux flux d'automatisation créés dans Zapier pour assurer un suivi rigoureux.
